Criar regras para o controle de gastos da sua frota pode ser a peça que falta para preservar seu orçamento e tornar o uso dos recursos o mais proveitoso possível
Apesar dos vários tipos de frotas que existem, algumas necessidades são comuns a todas elas, como a política bem estruturada, a gestão de abastecimentos e a segurança dos condutores, apenas para citar alguns exemplos.
No geral, todas essas funções objetivam o bom funcionamento das operações e se tem uma necessidade que nunca muda é o uso equilibrado e bem feito dos recursos que são investidos na frota.
Fazer o bom uso da verba que é conferida ao departamento de frotas é uma máxima de todo gestor, afinal, como sempre ouvimos falar, dinheiro não cai do céu.
E uma vez que esses investimentos para as frotas são tão importantes, é preciso usá-los da melhor forma, visando às dores e as oportunidades.
Resumidamente, isso se dá de três maneiras mais convencionais:
- Cortar despesas
- Encontrar os melhores preços
- Priorizar o desempenho ao corte de custo imediato
Pense nesses três tópicos como metas, etapas rumo a um objetivo maior: economizar dinheiro. Para se alcançar estas metas, existe uma ferramenta essencial que vai desde o nível operacional, até as escolhas mais estratégicas por parte do gestor: a parametrização de despesas.
Nesse contexto, o parâmetro nada mais é que uma regra de compra que delimita o que pode ser comprado ou não.
O exemplo mais claro da aplicação de um parâmetro pode ser visto na distribuição de verba para compra de insumos básicos, usualmente feito com cartões corporativos. Para que o gestor responsável tenha controle sobre as despesas, é comum que sejam definidos parâmetros de compra para o uso desse tipo de cartão. Assim, é possível controlar ações como:
- Qual o preço máximo permitido por dia para compras
- Quais fornecedores estão autorizados
- E até mesmo que tipo de produto ou serviço se compra
Como há muitas tarefas pelas quais os gestores são responsáveis, não é possível que estes profissionais acompanhem cada um de seus condutores no momento de suas compras. Imagine só ter que estar junto de todo condutor que precisar abastecer o veículo. Justamente por isso, a definição de parâmetros de despesas é uma forte aliada da gestão.
Para implementar esse tipo de prática, você pode contar com uma empresa que preste esse serviço através de uma solução de mobilidade. Veloe Go é um exemplo disso. Esta é a nova marca Veloe para empresas e dentro de suas várias soluções para a Gestão de Frotas, o cartão combustível é apenas uma das ferramentas que pode te ajudar a cortar gastos. Isso pois esta solução permite a personalização dos parâmetros que mencionamos acima, o que é muito benéfico para a gestão.
Mas por onde começar?
Agora que você já sabe quem pode te ajudar com essa demanda, prepare-se para dar o start no melhor aproveitamento do seu financeiro. É preciso antes definir algumas metas de cortes de gastos. Tão importante quanto isso, é encontrar as oportunidades certas para investir esse esforço.
Encontrando oportunidades
Por exemplo, se sua operação trafega diariamente por regiões com alta disponibilidade de de etanol, pode ser que a criação de um parâmetro que dê preferência para este combustível seja uma boa alternativa. Tudo depende dos preços praticados e das vantagens que você pode obter, a depender das negociações com os distribuidores. Encontramos aqui outra vantagem Veloe Go, que conta com o planejamento de rotas que priorizam a rede de postos conveniada Veloe Go. Esses postos oferecem um valor especial com o uso do cartão de combustível Veloe Go, otimizando ainda mais seu poder de compra.
Isso já diz muito sobre a próxima etapa: a escolha de fornecedores.
Eleger fornecedores
Escolher fornecedores pode ser uma tarefa árdua, ainda mais com tantas opções disponíveis, mas isso pode ser visto como uma vantagem. A grande questão é saber escolher quais dores têm mais urgência e quais preços são realmente competitivos. Uma vez que isso for aferido, um novo teto já pode ser definido para os gastos. As condições de pagamento também precisam de atenção, pois isso afetará diretamente a sua negociação e os preços que podem ser aceitos pelos seus condutores.
Quais falhas podem acontecer?
É normal que existam tentativas de compras fora dos parâmetros estabelecidos, mas caso isso ocorra, não há motivo para pânico.
Com Veloe Go, por exemplo, o controle de gastos diários ainda conta com alertas diretos para o Gestor em caso de compra fora dos parâmetros definidos. E ainda há a possibilidade de bloquear esta compra, caso ela não tenha sido acordada previamente como uma exceção.
Visar a eficiência
Muitas vezes, ouvimos que o barato pode sair caro, e nas frotas, não é diferente. Tomemos como exemplo os pneus.
Em uso constante a duração média de um pneu é de até 50 mil quilômetros. A depender do modelo escolhido, este período pode ser maior, apesar de seu preço que tende a ser mais caro.
O que vale mais, em um caso como esse?
A resposta padrão não muda: depende. Mas em decisões como essa, o que importa são os fatores que vão influenciar essa decisão.
O que se aconselha em casos como esses é mensurar a eficiência, e não o preço final. Dividir o custo do produto pela quantidade média de quilômetros rodados pode servir de base para um comparativo entre os modelos cogitados.
De toda forma, definir tetos de gastos é uma forma de prezar pela compra correta, pois assim, qualquer que seja a decisão do encarregado da compra, ela vai obedecer a uma restrição que visa balancear as contas da frota.
Para colocar tudo isso em prática, conte com a Veloe Go, a evolução do antes Alelo Frota, que oferece um conjunto completo de soluções para sua frota.
Além do cartão combustível
Além dos parâmetros de despesas, você pode usar outras estratégias com as soluções Veloe Go, de forma integrada, com todas as informações que você precisa concentradas em uma mesma plataforma de uso.
Você também pode automatizar pagamentos de pedágio e estacionamento através de tag, planejar melhor suas rotas com o roteirizador e até mesmo utilizar e gerenciar com as ferramentas Veloe Go, uma bomba de abastecimento interno para facilitar seu dia a dia.
Acesse veloe.com.br/veloego e conheça essas e muitas outras facilidades que impactam positivamente a gestão da sua frota.