O controle de gastos é uma metodologia estruturada que monitora, registra e analisa todas as saídas financeiras de uma operação logística. Esse processo tem por objetivo eliminar desperdícios, otimizar a aplicação de recursos e garantir a sustentabilidade econômica da empresa por meio de parâmetros específicos de despesas.
Essa atividade está no topo da lista das necessidades mais comuns nas frotas, ao lado de uma política bem estruturada de gestão de abastecimentos e segurança dos condutores.
Inclusive, essas funções também contribuem para o bom funcionamento das operações. Porém, se há uma demanda crucial, é o uso equilibrado dos recursos financeiros.
Nesse contexto, utilizar de maneira estratégica a verba que a empresa destinou ao departamento de frotas é uma máxima de todo gestor. Afinal, como sempre ouvimos falar, dinheiro não cai do céu.
Uma vez que esses investimentos são tão importantes, é preciso usá-los da melhor forma, a fim de sanar problemas e aproveitar oportunidades.
Neste artigo, você descobre como reduzir custos na gestão de frotas e como realizar um controle de gastos muito mais preciso e eficiente. Confira!
O que é controle de gastos na gestão de frotas?
Consiste no gerenciamento estratégico de todos os desembolsos associados à operação dos veículos, o que abrange desde o combustível até a manutenção preventiva. Essa prática estabelece tetos orçamentários e processos de verificação para garantir que nenhuma categoria de despesa ultrapasse o limite financeiro previamente planejado.
Compreender o que é controle de gastos é importante porque a frota representa uma das principais fontes de custos variáveis em uma empresa.
Assim, a falta de um acompanhamento pontual tende a resultar em diversos problemas, como desvios de combustível, manutenções corretivas excessivas e rotas ineficientes que afetam a lucratividade do negócio e prejudicam sua competitividade no mercado.
No geral, há três maneiras convencionais de resolver questões relacionadas aos gastos da frota:
- cortar despesas;
- encontrar os melhores preços;
- priorizar o desempenho em vez do corte de custos imediato.
Pense nesses três tópicos como metas, ou etapas rumo a um objetivo maior: economizar dinheiro.
Entretanto, para alcançá-las, existe uma ferramenta essencial que vai desde o nível operacional até as escolhas mais estratégicas por parte do gestor: a parametrização de despesas.
Porém, antes de apresentá-la, é essencial você saber quais são os custos mais recorrentes de uma operação logística. Dessa forma, fica mais fácil identificar os gargalos da sua operação.
Quais são as principais despesas que impactam a frota?
Os gastos mais significativos são decorrentes de:
- combustível: o custo variável mais relevante, exige monitoramento contínuo do consumo diário;
- manutenção: gastos com peças, revisões periódicas e reparos mecânicos emergenciais;
- pneus: custos com aquisição, recapagem, alinhamento e balanceamento dos eixos;
- documentação: despesas obrigatórias com IPVA, licenciamento anual, seguros e multas de trânsito;
- pedágios: valores desembolsados durante os deslocamentos e rotas logísticas diárias.
Não há como fazer o controle de gastos sem considerar esses fatores, pois representam a principal fatia dos custos operacionais e guiam a criação dos parâmetros financeiros para proteção do caixa.
Como funciona a parametrização de despesas?
Essa atividade funciona a partir da definição de limites de gastos, do gerenciamento de fornecedores autorizados e do controle de categorias de compra. As práticas em questão contribuem com a política corporativa, impedem que os motoristas realizem transações fora do padrão determinado e ajudam a reduzir custos.
Aqui, vale destacar que o parâmetro é uma regra de compra que delimita o que a empresa pode comprar ou não. Ao defini-lo, o gestor estabelece uma governança financeira que protege os gastos da frota, garante conformidade operacional e evita fraudes.
Entenda!
Definição de limites de gastos
Consiste em estipular valores máximos para transações diárias, semanais ou mensais por veículo ou motorista da frota. Essa limitação atua de forma preventiva e impede que despesas supérfluas ou excessivas comprometam o planejamento do fluxo de caixa.
Um bom exemplo é a distribuição de verba para compra de insumos básicos, usualmente feita com cartões corporativos. Para o gestor responsável realizar o controle de gastos, é comum a definição de parâmetros de compra para o uso desse tipo de cartão.
Assim, é possível monitorar diversas ações, como:
- preço máximo permitido por dia para compras;
- fornecedores autorizados;
- tipo de produto ou serviço que se compra.
Como há muitas tarefas pelas quais os gestores são responsáveis, não é possível que esses profissionais acompanhem cada um de seus condutores no momento de suas compras.
Dica para resolver essa questão
Imagine só ter que estar junto de todo condutor que precisar abastecer o veículo. Inviável, não? Justamente por isso, a definição de parâmetros de despesas é uma forte aliada da gestão.
Para implementar esse tipo de prática, você pode contar com uma empresa que preste esse serviço por meio de uma solução de mobilidade, como a Veloe Go.
Essa é a nova marca Veloe para empresas e, entre suas várias soluções para a gestão de frotas, o cartão combustível é uma das ferramentas que ajuda no controle de gastos.
O principal motivo é que a solução permite a personalização dos parâmetros, o que é muito benéfico para a gestão.
Gerenciamento de fornecedores autorizados
Para aplicar essa restrição, o gestor deve credenciar a empresa a redes de postos e oficinas que oferecem condições comerciais vantajosas e preços competitivos. Essa estratégia centraliza o volume de compras em poucos parceiros e aumenta o poder de negociação.
Como resultado, fica mais simples negociar prazos de pagamento e descontos no fornecimento de insumos essenciais para a operação, como combustíveis.
Controle de categorias de compra
Essa parametrização bloqueia o uso do cartão corporativo para produtos desalinhados à atividade do condutor.
O sistema aceita apenas itens homologados, como diesel e lubrificantes, e rejeita automaticamente despesas em conveniências.
Essa proteção digital garante o uso dos recursos financeiros somente em necessidades logísticas, o que elimina o gasto indevido.
Dica de leitura: “Gestão de frotas: por que é tão importante e como realizar?”
Quais são os benefícios da parametrização de despesas?
Redução de desperdícios, aumento da previsibilidade financeira e mais controle operacional são as principais vantagens da implementação dessa metodologia de gestão. Além disso, essa ferramenta transforma dados brutos em regras automatizadas, o que gera muito mais agilidade para auditar processos e segurança para mitigar faturamentos indevidos.
Na prática, esses resultados são decorrentes de uma visão estratégica voltada para a otimização de recursos, a qual ajuda a identificar em menos tempo os gastos e adotar as medidas necessárias de contenção.
Como definir parâmetros eficientes para o controle de gastos?
Esse processo inclui encontrar oportunidades de economia, eleger bons fornecedores e determinar metas de redução de custos. Ao adotar essas medidas, fica mais fácil estruturar regras financeiras realistas que protegem o caixa da empresa contra desperdícios desnecessários, sem prejudicar o andamento e a agilidade logística das operações diárias.
Veja, em detalhes, cada uma dessas práticas para definir parâmetros eficientes para o controle de gastos da sua frota.
Encontrar oportunidades de economia
Se sua operação trafega diariamente por regiões com alta disponibilidade de etanol, por exemplo, a criação de um parâmetro que dê preferência para esse combustível se torna uma boa alternativa.
Tudo depende dos preços praticados e das vantagens que você pode obter, a depender das negociações com os distribuidores.
Encontramos aqui outra vantagem do Veloe Go, que conta com o planejamento de rotas que priorizam a rede de postos conveniada.
Esses postos oferecem um valor especial com o uso do cartão de combustível Veloe Go, o que otimiza ainda mais seu poder de compra.
Inclusive, isso diz muito sobre a próxima etapa: a escolha de fornecedores.
Eleger bons fornecedores
Escolher fornecedores pode ser uma tarefa árdua, ainda mais com tantas opções disponíveis, mas também pode ser visto como uma vantagem.
A grande questão é saber escolher quais dores têm mais urgência e quais preços são realmente competitivos. Uma vez que tiver essa definição, é possível definir um novo teto para os gastos.
As condições de pagamento também precisam de atenção, pois afetam diretamente a negociação e os preços que seus condutores podem aceitar.
Determinar metas de redução de custos
A base dessa definição deve ser indicadores realistas, os quais o gestor determina a partir do histórico operacional, como a diminuição de 5% no consumo mensal de combustível por meio da otimização de rotas e da conscientização dos motoristas sobre direção econômica.
Para as metas funcionarem, é preciso comunicá-las a toda a equipe e atrelar os resultados a programas de incentivo.
Avaliações periódicas ajudam a calibrar os parâmetros de despesas e a garantir a melhoria contínua e a sustentabilidade financeira em longo prazo.
Quais falhas podem acontecer na definição de parâmetros de gastos?
O principal erro está em estabelecer limites excessivamente rígidos que travam o fluxo de trabalho dos motoristas no dia a dia. Parâmetros defasados em relação aos preços de mercado, por exemplo, provocam paradas operacionais forçadas, geram insatisfação na equipe e atrasos no cumprimento dos prazos logísticos contratuais.
Inclusive, é normal existirem tentativas de compras fora dos parâmetros. Mas, caso isso ocorra, não há motivo para pânico!
Com Veloe Go, por exemplo, o controle de gastos diários conta com alertas diretos para o gestor em caso de aquisições não autorizadas.
Há ainda a possibilidade de bloquear a compra, caso não tenha sido acordada previamente como uma exceção.
Como evitar compras fora dos parâmetros?
A melhor estratégia inclui a utilização de sistemas tecnológicos integrados de cartões corporativos que efetuam o bloqueio preventivo e automático no ponto de venda. Associar essa automação a treinamentos frequentes da equipe sobre as regras da política de frotas ajuda a evitar desentendimentos e compras indevidas.
Controle de gastos: por que visar à eficiência e não apenas ao preço?
Porque considerar somente o menor preço compromete a qualidade dos insumos e acelera o desgaste mecânico dos veículos. A verdadeira eficiência considera o custo-benefício total a longo prazo, já que produtos mais duráveis reduzem a frequência de trocas e o índice de paradas corretivas não planejadas.
Nesse contexto, há algumas boas práticas de controle de gastos que não podem ficar de fora. Veja!
Avaliar a vida útil dos pneus
Muitas vezes, ouvimos que o barato sai caro e, nas frotas, não é diferente. Tomemos como exemplo os pneus.
Em uso constante, a duração média de um pneu é de até 50 mil quilômetros. A depender do modelo escolhido, esse período pode ser maior, apesar do preço, que tende a ser mais alto.
O que vale mais em um caso como esse? A resposta é: depende. Em decisões como essa, o que importa são os fatores que influenciam a escolha.
O que se aconselha em casos assim é mensurar a eficiência, e não o preço final. Dividir o custo do produto pela quantidade média de quilômetros rodados serve de base para um comparativo entre os modelos cogitados.
De toda forma, definir tetos de gastos é uma forma de prezar pela compra correta, pois, assim, qualquer que seja a decisão do encarregado da compra, obedecerá a uma restrição que visa balancear as contas da frota.
Calcular o custo operacional real
Para realizar esse cálculo, é necessário somar todos os custos fixos (como depreciação, seguros e salários) aos custos variáveis (combustível, pneus, manutenção e pedágios) acumulados em um mesmo período.
Em seguida, divide-se esse montante total pela quilometragem que o veículo percorreu no mesmo intervalo.
O resultado revela o custo por quilômetro rodado (CPK), indicador financeiro essencial para precificar serviços com margem real de lucro.
Como a tecnologia ajuda no controle de gastos da frota?
O uso de cartões corporativos, alertas de compras fora do padrão e gestão integrada de despesas são exemplos de soluções tecnológicas que automatizam o gerenciamento financeiro. Essas ferramentas substituem controles manuais por processos digitais auditáveis em tempo real, mitigam erros humanos de digitação e tentativas de fraudes.
Confira como a tecnologia ajuda no controle de gastos da frota.
Uso de cartões corporativos
Esse recurso ajuda a eliminar os adiantamentos em dinheiro vivo e os reembolsos baseados em cupons fiscais físicos que podem ser extraviados.
Os cartões corporativos centralizam todas as transações da operação em um ambiente digital único, o que permite ao gestor distribuir saldos e modificar parâmetros de uso instantaneamente pelo sistema.
Uma dica aqui são as soluções da Veloe Go que, além dos cartões corporativos, oferecem recursos que permitem automatizar pagamentos de pedágio e estacionamento por meio de tag, planejar melhor as rotas com o roteirizador e até mesmo gerenciar as operações a partir de informações centralizadas em uma única plataforma.
Alertas de compras fora do padrão
Essa funcionalidade notifica o gestor via aplicativo ou e-mail no momento em que o sistema detecta uma transação suspeita. O aviso imediato confere agilidade para a liderança tomar decisões rápidas, permite o bloqueio temporário do cartão ou a checagem direta com o motorista em trânsito.
Gestão integrada de despesas
A integração unifica os dados de abastecimento, manutenção e pedágio em um único painel de controle gerencial. A centralização de informações acelera a geração de relatórios de desempenho, otimiza o tempo administrativo do setor e fornece insights valiosos sobre como reduzir custos na gestão de frotas.
Quais indicadores financeiros são importantes na gestão de frotas?
Os KPIs que não podem faltar são:
- custo por quilômetro: revela o valor real gasto para movimentar cada veículo da operação;
- consumo médio: mostra a eficiência energética comparativa entre marcas, modelos e condutores;
- custo de manutenção: aponta os gastos com oficina por quilômetro e indica desgastes;
- despesas por veículo: identifica quais ativos geram custos acima da média;
- custo operacional total: consolida todos os gastos da frota para análise direta do caixa.
Dessa forma, o gestor baseia as decisões em métricas confiáveis, abandona os achismos e direciona os esforços de otimização nas falhas que mais impactam negativamente a rentabilidade da empresa.
Confira outros no artigo: “Indicadores de desempenho na gestão de frotas: como utilizar?”
Como fazer o controle de gastos com eficiência?
Dispor de uma boa ferramenta tecnológica é inútil se os gestores e condutores não estiverem devidamente capacitados para operar os sistemas e interpretar os relatórios. O sucesso operacional exige uma cultura interna alinhada, processos transparentes de governança e profissionais preparados para transformar dados em economia real.
Se você quer liderar essa transformação e dominar as melhores práticas do mercado, precisa investir em conhecimento especializado de alto nível.
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FAQ — Perguntas frequentes
Como fazer o controle de despesas na frota?
Essa atividade exige a criação de uma política de frotas específica, a implementação de cartões corporativos e de combustível parametrizados e a auditoria constante de relatórios. Centralizar as informações em um software integrado ajuda a monitorar os custos de manutenção e a identificar problemas financeiros com rapidez.
Como reduzir custos na gestão de frotas?
A diminuição sustentável acontece a partir do planejamento inteligente de rotas, investimentos em manutenção preventiva para evitar quebras e treinamentos de direção econômica. Adicionalmente, parametrizar os limites de gastos e negociar parcerias estratégicas com redes credenciadas de postos de combustíveis e oficinas mecânicas ajuda a reduzir os custos.
Como controlar gastos com combustível?
Utilizar cartões de combustível que permitam travar dias de uso, horários permitidos e postos autorizados para os motoristas é uma das melhores estratégias. O acompanhamento do consumo médio por veículo combinado à roteirização eficiente também reduz quilometragens ociosas e elimina desvios de recursos, o que gera um acompanhamento mais preciso.
Quais indicadores financeiros acompanhar na frota?
O ideal é acompanhar de perto o custo por quilômetro rodado (CPK), a média de consumo de combustível, o custo de manutenção preventiva versus corretiva e o custo total de propriedade (TCO). Essas métricas fornecem a base de dados necessária para calibrar os parâmetros orçamentários da empresa.
Vale a pena usar cartão combustível?
Sim! Esse recurso automatiza a aplicação das regras de parametrização diretamente no momento do abastecimento. Além disso, o uso dessa ferramenta elimina adiantamentos manuais, fornece relatórios gerenciais automáticos em tempo real, evita fraudes e desvio de valores e simplifica os processos internos de conciliação fiscal do departamento financeiro.