“Afinal, o que significa isso exatamente?”
As empresas que se destacam no mercado não estão no topo apenas porque entregam produtos e serviços de primeira qualidade aos seus consumidores, mas também porque têm uma vantagem competitiva para conseguirem chegar lá: possuem uma gestão empresarial exemplar. Ao falarmos sobre gestão de frotas, essa realidade faz todo sentido: diante do mercado cada vez mais competitivo, as empresas devem estar sempre pensando em como melhorar a administração dos seus dados e processos também – e especialmente – na gestão de seus ativos. Certamente, é isso que vai fazer a diferença na hora de tomar aquela decisão que pode mudar o rumo do seu negócio, e para melhor.
O bom de tudo isso é que as empresas têm a tecnologia a seu favor, pois o mercado oferece diversas ferramentas para ajudá-las na missão de manter seus processos sempre saudáveis. E uma das mais eficientes se resume em apenas uma palavra: integração. Um sistema integrado de frotas vai armazenar, organizar, integrar e facilitar a gestão dos veículos e dos condutores. E para deixar tudo ainda mais fácil, o software pode também ficar hospedado na nuvem para que os dados sejam acessados e atualizados a qualquer momento e de qualquer lugar.
No universo da frota, tudo acontece ao mesmo tempo. Enquanto um condutor é admitido, outro está saindo. Isso quando alguém não está parado por avaria ou manutenção corretiva. E a decisão de compra ou locação de veículos, que depende de inúmeros detalhes que tomam um tempão? Tem também a política de frotas e a telemetria, onde muitas coisas importantes precisam ser constantemente avaliadas e registradas.
“Agora, pense bem: em vez de contar com um ou mais softwares isolados para cada item da frota, não seria melhor que todos fizessem parte de um mesmo sistema e funcionassem de forma integrada?”, explica Walter Luiz Kerkhoff, diretor da Plantech, empresa idealizadora do software de gestão integrada nextFLEET.
➡ Software de Gestão Integrada
O software para gestão integrada de frotas foi desenvolvido para que todos os fornecedores relacionados à frota da empresa pudessem ser gerenciados em uma única plataforma, possibilitando o armazenamento de todas as informações dos veículos e dos condutores. O sistema integra telemetria, locadoras, fornecedoras de cartão de abastecimento, infos da CNH, melhorando o fluxo das informações para a tomada de decisões. “Reunir todas as áreas da frota dentro de um mesmo sistema facilita principalmente a gestão de condutores e dos custos da frota. O gestor da frota, por exemplo, pode saber onde estava o veículo no momento em que o cartão registra o abastecimento, evitando fraudes. A telemetria vai registrar o hodômetro real e avisar sobre a manutenção corretiva, ou a proximidade do vencimento do contrato da locação. E por aí vai”, conta Kerkhoff.
Em outras palavras, controlando e entendendo melhor todos os detalhes da gestão, a companhia passa mais tempo focada em seu negócio e menos tempo se preocupando com as operações da frota, trabalhando de forma mais inteligente, rápida e eficiente.
➡ As empresas frotistas
Diferente do que acontece nos EUA e nos países da Europa, o departamento de frotas ainda é um setor marginalizado que enfrenta desafios diários na busca pela redução de custos. Para agravar a situação, o cenário brasileiro de trânsito é o pior do mundo, com cerca de 50 mil mortes por ano (fonte: DPVAT). 10% da frota nacional é corporativa e estar ciente sobre a responsabilidade social da empresa diante o número de acidentes torna-se imprescindível na gestão da frota.
Na busca dos indicadores precisos para gestão surge o conceito da integração de dados. Um departamento de frota lida com fornecedores na área de telemetria, cartão de combustível, locadoras, manutenção, telefonia, entre outros. Normalmente, o gestor recebe um relatório de cada fornecedor, com indicadores similares, porém com números diferentes: o Km da telemetria não condiz com o do abastecimento, o R$/KM do abastecimento em nada se parece com o da telemetria, e assim por diante. Segundo Kerkhoff, o resultado desse desencontro de informações é refletido diretamente no caixa da empresa, já que um departamento de frotas é geralmente o segundo setor que mais gasta dentro de uma corporação, perdendo apenas para folha de pagamento de funcionários.
➡ Os fornecedores
Para melhorar esse cenário, o segredo parece estar na escolha dos fornecedores que permitam a integração de soluções. Porém, a realidade no Brasil é diferente, pois muitos fornecedores são resistentes quando o assunto é enviar e receber arquivos de integração. Isso acontece porque empresas prestadoras de serviço para gestão de frotas ainda não entendem a integração como uma tendência, porém essa ideia vai na contramão do que está acontecendo ao redor do mundo.
Com Bid´s priorizando o fornecedor mais barato, a situação tende a se agravar. Por isso, é responsabilidade do gestor de frotas exigir que as empresas de telemetria, cartão de combustível, locadoras e demais fornecedores permitam e atuem com integrações. “Uma plataforma única e organizada certamente vai produzir melhores resultados e, em alguns casos, a economia pode ser de até 35% de redução em locação, abastecimentos, manutenções, sinistros, passivo judicial e seguros”, conclui Kerkhoff.